{"id":3363,"date":"2026-09-28T15:05:04","date_gmt":"2026-09-28T15:05:04","guid":{"rendered":"https:\/\/rigenerai.com\/nicht-kategorisiert\/auftragsautomatisierung-mit-ki-und-document-ai\/"},"modified":"2026-10-14T11:05:48","modified_gmt":"2026-10-14T11:05:48","slug":"auftragsautomatisierung-mit-ki-und-document-ai","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/rigenerai.com\/de\/fallstudien\/auftragsautomatisierung-mit-ki-und-document-ai\/","title":{"rendered":"Auftragsautomatisierung mit KI und Document AI"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei der Bearbeitung von Kundenauftr\u00e4gen m\u00fcssen Daten h\u00e4ufig manuell gelesen, gepr\u00fcft und in das Unternehmenssystem eingegeben werden, insbesondere wenn die Anfragen \u00fcber unterschiedliche Formate und Kan\u00e4le eingehen. Document AI automatisiert die Erfassung und Registrierung der Auftr\u00e4ge, indem Informationen aus PDFs, E-Mails, Excel-Dateien und anderen Quellen extrahiert, mit den Unternehmensstammdaten abgeglichen und nur Abweichungen an die Mitarbeitenden gemeldet werden. Dadurch kann das Backoffice die manuelle Dateneingabe reduzieren und sich auf F\u00e4lle konzentrieren, die tats\u00e4chlich Aufmerksamkeit erfordern.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kundenauftr\u00e4ge k\u00f6nnen per E-Mail, als PDF-Dokumente oder Excel-Dateien oder \u00fcber spezielle Portale eingehen. Diese unterschiedlichen Formate enthalten Informationen, die jedes Mal erkannt, interpretiert und korrekt in das Unternehmenssystem \u00fcbertragen werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei manueller Bearbeitung muss das Backoffice jeden Auftrag lesen, Produkte und Kunden identifizieren, Mengen und Preise pr\u00fcfen und die Daten erneut in das System eingeben.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zus\u00e4tzlich zum Zeitaufwand birgt jeder manuelle Schritt eine m\u00f6gliche Fehlerquelle. Ein falscher Produktcode, eine fehlerhaft \u00fcbertragene Menge oder ein veralteter Preis k\u00f6nnen sich in nachfolgenden Prozessphasen bis zur Vorbereitung und zum Versand des Auftrags fortsetzen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Durch Automatisierung wird die Auftragsbearbeitung von einer \u00fcberwiegenden Dateneingabet\u00e4tigkeit zu einem Prozess, bei dem die Mitarbeitenden vor allem Ausnahmen bearbeiten.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Methodischer Ansatz<\/strong><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Schritt 1 \u2014 Automatische Datenerfassung und -extraktion<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine Document-AI-Engine erfasst Auftr\u00e4ge aus unterschiedlichen Quellen und Formaten und erkennt automatisch die f\u00fcr die Bearbeitung erforderlichen Informationen, etwa Auftragspositionen, Produktcodes, Mengen, Preise und Kundenreferenzen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die unstrukturierten Daten aus den Dokumenten werden dadurch in Informationen umgewandelt, die Unternehmenssysteme nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Schritt 2 \u2014 Normalisierung und Pr\u00fcfung der Informationen<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die extrahierten Informationen werden mit den Produkt- und Kundenstammdaten sowie den vom Unternehmen festgelegten Regeln abgeglichen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das System kann m\u00f6gliche Abweichungen automatisch erkennen, zum Beispiel:<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>nicht erkannte Produktcodes<\/li>\n\n\n\n<li>Preise, die nicht mit der Preisliste \u00fcbereinstimmen<\/li>\n\n\n\n<li>ungew\u00f6hnliche Mengen<\/li>\n\n\n\n<li>fehlende Informationen oder Angaben, die nicht mit den Stammdaten \u00fcbereinstimmen<\/li>\n<\/ul>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auftr\u00e4ge, die die Pr\u00fcfungen bestehen, k\u00f6nnen im Prozess weiterbearbeitet werden. Auftr\u00e4ge mit Ausnahmen werden den Mitarbeitenden zur Pr\u00fcfung vorgelegt.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Schritt 3 \u2014 Automatische Registrierung im Unternehmenssystem<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nach der Extraktion und Validierung k\u00f6nnen die Auftragsdaten direkt an das Unternehmenssystem \u00fcbertragen werden, ohne erneute manuelle Eingabe.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die zust\u00e4ndige Person kann sich somit auf Auftr\u00e4ge konzentrieren, bei denen das System eine Abweichung erkannt hat oder eine Entscheidung erforderlich ist.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Verarbeitung kann auch auf kundeneigenen Servern umgesetzt werden. Dabei wird die Architektur an die Infrastruktur- und Datenmanagementanforderungen des Unternehmens angepasst.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ergebnisse<\/strong><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weniger manuelle Dateneingabe<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Informationen aus den Auftr\u00e4gen werden automatisch erfasst und \u00fcbertragen. Dadurch sinkt der Aufwand f\u00fcr wiederkehrende Aufgaben im Backoffice.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weniger \u00dcbertragungsfehler<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die automatische Extraktion und Pr\u00fcfung der Daten reduziert Fehler bei der manuellen Neueingabe von Informationen und erkennt Abweichungen, bevor sie nachfolgende Prozessphasen erreichen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Schnellere Bearbeitung<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auftr\u00e4ge, die die festgelegten Regeln erf\u00fcllen, k\u00f6nnen ohne Wartezeit f\u00fcr die manuelle Eingabe registriert werden. Das beschleunigt den Ablauf vom Auftragseingang bis zur Ausf\u00fchrung.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Backoffice mit Fokus auf Ausnahmen<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Mitarbeitenden k\u00f6nnen ihre Zeit f\u00fcr F\u00e4lle einsetzen, die eine Pr\u00fcfung und eine Entscheidung erfordern, statt Informationen abzuschreiben, die bereits in den Dokumenten vorliegen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Bei der Bearbeitung von Kundenauftr\u00e4gen m\u00fcssen Daten h\u00e4ufig manuell gelesen, gepr\u00fcft und in das Unternehmenssystem eingegeben werden, insbesondere wenn die Anfragen \u00fcber unterschiedliche Formate und Kan\u00e4le eingehen. 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