Assurer une couverture infirmière continue et de qualité est essentiel pour le fonctionnement de l’hôpital. Cependant, la planification des équipes est compliquée par trois facteurs récurrents : la nécessité d’une couverture 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, la pénurie de personnel et la pression constante sur la maîtrise des coûts. Dans les modèles traditionnels, souvent basés sur une planification manuelle ou des règles statiques, des inefficacités typiques se produisent : surcouverture dans certaines plages horaires (coûts et heures supplémentaires inutiles), sous-couverture dans d’autres (risque clinique-opérationnel et détérioration de l’expérience du patient), stress et épuisement du personnel, ce qui entraîne un roulement et de l’absentéisme. Pour répondre à la demande variable de soins (quotidienne et hebdomadaire), il faut une approche dynamique et fondée sur des données, capable d’adapter systématiquement les niveaux de couverture aux besoins réels.
Nous avons mis en place un système d’optimisation qui permet de définir les niveaux de personnel et de générer des équipes individuelles, dans le but d’améliorer la couverture, la durabilité et les coûts d’exploitation.
Le modèle est conçu pour :
- aligner la couverture infirmière sur la demande prévue (et sa variabilité)
- réduire les heures supplémentaires et l’inefficacité
- améliorer l’équilibre et la qualité des affectations de personnel
La mise en œuvre a été développée dans un hôpital de taille moyenne, complexe et multidisciplinaire, avec des contraintes cliniques et organisationnelles hétérogènes et la nécessité d’une couverture continue.
Approche méthodologique
Étape 1 – Définir les niveaux de dotation (optimisation robuste)
Un modèle d’optimisation « robuste » détermine les niveaux de dotation optimaux en tenant compte de l’incertitude de la demande des patients, en évitant les solutions fragiles qui ne fonctionnent que « dans des conditions idéales ».
Étape 2 – Génération d’affectations individuelles (programmation mixte en nombres entiers)
Un modèle de programmation mathématique construit les affectations individuelles en respectant les contraintes opérationnelles et organisationnelles, notamment :
- les équipes et les créneaux horaires
- dotations pour le personnel en formation
- binômes tuteur/soutien
Résultats
L’introduction du système a produit des avantages mesurables sur la qualité du service, l’expérience du personnel et les coûts :
- Amélioration de la continuité de la couverture des soins: couverture plus cohérente et mieux adaptée aux fluctuations de la demande, avec moins de problèmes liés à une sous-organisation.
- Amélioration de la satisfaction du personnel: horaires plus équilibrés et plus prévisibles, réduction des déséquilibres et des risques d’épuisement professionnel.
- Réduction des coûts d’exploitation: Réduction des coûts globaux grâce à une utilisation plus efficace des ressources et à un recours moindre aux heures supplémentaires.
Une réduction des coûts totaux de 6 à 8 % a été observée lors d’une mise en œuvre, ce qui a permis d’éviter la sous-couverture.
