Garantire una copertura infermieristica continua e di qualità è essenziale per l’operatività ospedaliera. Tuttavia, la pianificazione dei turni è resa complessa da tre fattori ricorrenti: necessità di copertura 24/7, carenza di personale e pressione costante sul contenimento dei costi. Nei modelli tradizionali, spesso basati su pianificazione manuale o regole statiche, si verificano inefficienze tipiche: sovra-copertura in alcune fasce orarie (costi e ore extra non necessarie), sotto-copertura in altre (rischio clinico-operativo e peggioramento dell’esperienza paziente), stress e burnout del personale, con conseguente turnover e assenteismo. Per rispondere a una domanda di cura variabile (giornaliera e settimanale) serve un approccio dinamico e data-driven, capace di adattare in modo sistematico i livelli di copertura al fabbisogno reale.
Abbiamo implementato un sistema di ottimizzazione che supporta la definizione dei livelli di staffing e la generazione di turni individuali, con l’obiettivo di migliorare copertura, sostenibilità e costi operativi.
Il modello è progettato per:
- allineare la copertura infermieristica alla domanda attesa (e alla sua variabilità)
- ridurre straordinari e inefficienze
- migliorare equilibrio e qualità delle assegnazioni per il personale
L’implementazione è stata sviluppata in un contesto ospedaliero di medio-grandi dimensioni, complesso e multidisciplinare, con vincoli clinico-organizzativi eterogenei e necessità di copertura continua.
Approccio metodologico
Step 1 — Definizione dei livelli di staffing (Robust optimization)
Un modello di ottimizzazione “robusta” determina i livelli di personale ottimali tenendo conto dell’incertezza nella domanda dei pazienti, evitando soluzioni fragili che funzionano solo “in condizioni ideali”.
Step 2 — Generazione dei turni individuali (Mixed integer programming)
Un modello di programmazione matematica costruisce turni e assegnazioni individuali rispettando vincoli operativi e organizzativi, inclusi:
- turni e fasce orarie
- assegnazioni per personale in formazione
- abbinamenti tutor/affiancamenti
Risultati
L’introduzione del sistema ha prodotto benefici misurabili su qualità del servizio, esperienza del personale e costi:
- Migliore continuità di copertura assistenziale: Copertura più coerente e allineata alle fluttuazioni della domanda, con minori criticità legate a sotto-organico.
- Maggiore soddisfazione del personale: Turni più bilanciati e prevedibili, con riduzione del carico sbilanciato e del rischio di burnout.
- Riduzione dei costi operativi: Riduzione dei costi complessivi grazie a un impiego più efficiente delle risorse e minore ricorso a straordinari.
In un’implementazione è stata osservata una riduzione totale dei costi del 6–8%, prevenendo sotto-copertura.