Bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen müssen Daten häufig manuell gelesen, geprüft und in das Unternehmenssystem eingegeben werden, insbesondere wenn die Anfragen über unterschiedliche Formate und Kanäle eingehen. Document AI automatisiert die Erfassung und Registrierung der Aufträge, indem Informationen aus PDFs, E-Mails, Excel-Dateien und anderen Quellen extrahiert, mit den Unternehmensstammdaten abgeglichen und nur Abweichungen an die Mitarbeitenden gemeldet werden. Dadurch kann das Backoffice die manuelle Dateneingabe reduzieren und sich auf Fälle konzentrieren, die tatsächlich Aufmerksamkeit erfordern.
Kundenaufträge können per E-Mail, als PDF-Dokumente oder Excel-Dateien oder über spezielle Portale eingehen. Diese unterschiedlichen Formate enthalten Informationen, die jedes Mal erkannt, interpretiert und korrekt in das Unternehmenssystem übertragen werden müssen.
Bei manueller Bearbeitung muss das Backoffice jeden Auftrag lesen, Produkte und Kunden identifizieren, Mengen und Preise prüfen und die Daten erneut in das System eingeben.
Zusätzlich zum Zeitaufwand birgt jeder manuelle Schritt eine mögliche Fehlerquelle. Ein falscher Produktcode, eine fehlerhaft übertragene Menge oder ein veralteter Preis können sich in nachfolgenden Prozessphasen bis zur Vorbereitung und zum Versand des Auftrags fortsetzen.
Durch Automatisierung wird die Auftragsbearbeitung von einer überwiegenden Dateneingabetätigkeit zu einem Prozess, bei dem die Mitarbeitenden vor allem Ausnahmen bearbeiten.
Methodischer Ansatz
Schritt 1 — Automatische Datenerfassung und -extraktion
Eine Document-AI-Engine erfasst Aufträge aus unterschiedlichen Quellen und Formaten und erkennt automatisch die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen, etwa Auftragspositionen, Produktcodes, Mengen, Preise und Kundenreferenzen.
Die unstrukturierten Daten aus den Dokumenten werden dadurch in Informationen umgewandelt, die Unternehmenssysteme nutzen können.
Schritt 2 — Normalisierung und Prüfung der Informationen
Die extrahierten Informationen werden mit den Produkt- und Kundenstammdaten sowie den vom Unternehmen festgelegten Regeln abgeglichen.
Das System kann mögliche Abweichungen automatisch erkennen, zum Beispiel:
- nicht erkannte Produktcodes
- Preise, die nicht mit der Preisliste übereinstimmen
- ungewöhnliche Mengen
- fehlende Informationen oder Angaben, die nicht mit den Stammdaten übereinstimmen
Aufträge, die die Prüfungen bestehen, können im Prozess weiterbearbeitet werden. Aufträge mit Ausnahmen werden den Mitarbeitenden zur Prüfung vorgelegt.
Schritt 3 — Automatische Registrierung im Unternehmenssystem
Nach der Extraktion und Validierung können die Auftragsdaten direkt an das Unternehmenssystem übertragen werden, ohne erneute manuelle Eingabe.
Die zuständige Person kann sich somit auf Aufträge konzentrieren, bei denen das System eine Abweichung erkannt hat oder eine Entscheidung erforderlich ist.
Die Verarbeitung kann auch auf kundeneigenen Servern umgesetzt werden. Dabei wird die Architektur an die Infrastruktur- und Datenmanagementanforderungen des Unternehmens angepasst.
Ergebnisse
Weniger manuelle Dateneingabe
Die Informationen aus den Aufträgen werden automatisch erfasst und übertragen. Dadurch sinkt der Aufwand für wiederkehrende Aufgaben im Backoffice.
Weniger Übertragungsfehler
Die automatische Extraktion und Prüfung der Daten reduziert Fehler bei der manuellen Neueingabe von Informationen und erkennt Abweichungen, bevor sie nachfolgende Prozessphasen erreichen.
Schnellere Bearbeitung
Aufträge, die die festgelegten Regeln erfüllen, können ohne Wartezeit für die manuelle Eingabe registriert werden. Das beschleunigt den Ablauf vom Auftragseingang bis zur Ausführung.
Backoffice mit Fokus auf Ausnahmen
Die Mitarbeitenden können ihre Zeit für Fälle einsetzen, die eine Prüfung und eine Entscheidung erfordern, statt Informationen abzuschreiben, die bereits in den Dokumenten vorliegen.
