La gestione degli ordini di vendita richiede spesso attività manuali di lettura, verifica e inserimento dei dati nel gestionale, soprattutto quando le richieste arrivano attraverso formati e canali differenti. L’utilizzo della Document AI permette di automatizzare l’acquisizione e la registrazione degli ordini, estraendo le informazioni da PDF, email, file Excel e altre fonti, verificandole rispetto alle anagrafiche aziendali e segnalando agli operatori solo le anomalie. In questo modo il back office può ridurre il data entry manuale e concentrarsi sui casi che richiedono realmente attenzione.
Gli ordini dei clienti possono arrivare via email, come documenti PDF o file Excel oppure attraverso portali dedicati. Formati diversi che contengono però informazioni che devono essere ogni volta individuate, interpretate e trasferite correttamente nel gestionale aziendale.
Quando questo processo viene svolto manualmente, il back office deve leggere ogni ordine, riconoscere prodotti e clienti, verificare quantità e prezzi e inserire nuovamente i dati nel sistema.
Oltre al tempo impiegato, ogni passaggio manuale introduce un possibile punto di errore. Un codice prodotto non corretto, una quantità trascritta in modo errato o un prezzo non aggiornato possono propagarsi nelle fasi successive del processo, fino alla preparazione e alla spedizione dell’ordine.
L’automazione permette invece di trasformare la gestione degli ordini da un’attività prevalentemente di data entry a un processo in cui l’operatore interviene soprattutto sulle eccezioni.
Approccio metodologico
Step 1 — Acquisizione ed estrazione automatica dei dati
Un motore di Document AI acquisisce gli ordini provenienti da fonti e formati differenti e identifica automaticamente le informazioni necessarie alla loro elaborazione, come righe d’ordine, codici prodotto, quantità, prezzi e riferimenti del cliente.
I dati non strutturati contenuti nei documenti vengono così trasformati in informazioni utilizzabili dai sistemi aziendali.
Step 2 — Normalizzazione e verifica delle informazioni
Le informazioni estratte vengono confrontate con le anagrafiche di prodotti e clienti e con le regole definite dall’azienda.
Il sistema può individuare automaticamente eventuali anomalie, come:
- codici prodotto non riconosciuti
- prezzi non coerenti con il listino
- quantità anomale
- informazioni mancanti o non corrispondenti alle anagrafiche
Gli ordini che superano i controlli possono proseguire nel processo, mentre quelli che presentano eccezioni vengono sottoposti alla verifica dell’operatore.
Step 3 — Registrazione automatica nel gestionale
Una volta estratti e validati, i dati dell’ordine possono essere trasferiti direttamente al gestionale, evitando un nuovo inserimento manuale.
L’operatore può quindi concentrarsi sugli ordini per i quali il sistema ha rilevato un’anomalia o è necessaria una decisione.
L’elaborazione può essere implementata anche su server di proprietà del cliente, adattando l’architettura ai requisiti infrastrutturali e di gestione dei dati dell’organizzazione.
Risultati
Riduzione del data entry manuale
Le informazioni presenti negli ordini vengono acquisite e trasferite automaticamente, riducendo le attività ripetitive a carico del back office.
Meno errori di trascrizione
L’estrazione e la verifica automatica dei dati limitano gli errori legati al reinserimento manuale delle informazioni e permettono di intercettare le anomalie prima che raggiungano le fasi successive.
Tempi di elaborazione più rapidi
Gli ordini che rispettano le regole definite possono essere registrati senza attendere l’inserimento manuale, velocizzando il passaggio dalla ricezione all’evasione.
Back office focalizzato sulle eccezioni
Gli operatori possono dedicare il proprio tempo ai casi che richiedono verifica e capacità decisionale, invece di utilizzarlo per trascrivere informazioni già presenti nei documenti.
