La gestion des commandes clients nécessite souvent de lire, de vérifier et de saisir manuellement des données dans le logiciel de gestion, surtout lorsque les demandes arrivent dans différents formats et par différents canaux. Document AI permet d’automatiser l’acquisition et l’enregistrement des commandes, en extrayant les informations des PDF, des e-mails, des fichiers Excel et d’autres sources, en les vérifiant par rapport aux données de référence de l’entreprise et en signalant uniquement les anomalies aux opérateurs. Le back-office peut ainsi réduire la saisie manuelle et se concentrer sur les cas qui nécessitent réellement une attention particulière.
Les commandes clients peuvent arriver par e-mail, sous forme de documents PDF ou de fichiers Excel, ou via des portails dédiés. Ces formats différents contiennent des informations qui doivent être identifiées, interprétées et transférées correctement dans le logiciel de gestion de l’entreprise à chaque fois.
Lorsque ce processus est réalisé manuellement, le back-office doit lire chaque commande, identifier les produits et les clients, vérifier les quantités et les prix, puis saisir à nouveau les données dans le système.
Outre le temps nécessaire, chaque étape manuelle constitue une source potentielle d’erreur. Un code produit incorrect, une quantité mal transcrite ou un prix non actualisé peuvent se répercuter sur les étapes suivantes, jusqu’à la préparation et à l’expédition de la commande.
L’automatisation transforme la gestion des commandes, jusque-là principalement axée sur la saisie de données, en un processus dans lequel l’opérateur intervient surtout sur les exceptions.
Approche méthodologique
Étape 1 — Acquisition et extraction automatiques des données
Un moteur Document AI acquiert les commandes provenant de différentes sources et dans différents formats, et identifie automatiquement les informations nécessaires à leur traitement : lignes de commande, codes produits, quantités, prix et références du client.
Les données non structurées contenues dans les documents sont ainsi transformées en informations exploitables par les systèmes de l’entreprise.
Étape 2 — Normalisation et vérification des informations
Les informations extraites sont comparées aux données de référence des produits et des clients ainsi qu’aux règles définies par l’entreprise.
Le système peut identifier automatiquement d’éventuelles anomalies, telles que :
- codes produits non reconnus
- prix non conformes au tarif
- quantités inhabituelles
- informations manquantes ou ne correspondant pas aux données de référence
Les commandes qui passent les contrôles peuvent poursuivre leur traitement, tandis que celles qui présentent des exceptions sont soumises à la vérification de l’opérateur.
Étape 3 — Enregistrement automatique dans le logiciel de gestion
Une fois extraites et validées, les données de la commande peuvent être transférées directement dans le logiciel de gestion, ce qui évite une nouvelle saisie manuelle.
L’opérateur peut ainsi se concentrer sur les commandes pour lesquelles le système a détecté une anomalie ou qui nécessitent une décision.
Le traitement peut également être mis en œuvre sur des serveurs appartenant au client, en adaptant l’architecture aux exigences de l’organisation en matière d’infrastructure et de gestion des données.
Résultats
Réduction de la saisie manuelle
Les informations contenues dans les commandes sont acquises et transférées automatiquement, ce qui réduit les tâches répétitives du back-office.
Moins d’erreurs de transcription
L’extraction et la vérification automatiques limitent les erreurs liées à la ressaisie manuelle des informations et permettent de détecter les anomalies avant les étapes suivantes.
Des délais de traitement plus courts
Les commandes conformes aux règles définies peuvent être enregistrées sans attendre une saisie manuelle, ce qui accélère le passage de leur réception à leur exécution.
Un back-office concentré sur les exceptions
Les opérateurs peuvent consacrer leur temps aux cas qui nécessitent une vérification et une prise de décision, au lieu de transcrire des informations déjà présentes dans les documents.
